Praca hybrydowa – 10 wskazówek na temat tego, jak odnieść sukces w swojej organizacji

Pandemia koronawirusa z pewnością była punktem zwrotnym w naszym podejściu do elastycznego systemu pracy. Wydaje się też, że udało jej się obalić mity mówiące, że pracownikom nie można powierzyć pracy z domu.

Dwie trzecie (63%) pracodawców odpowiedziało na ankietę CIPD, której celem była analiza sposobów, które mogą sprawić, że praca hybrydowa będzie prawdziwym sukcesem. Ankieta dotyczyła również pracodawców, którzy planują wprowadzić lub rozszerzyć do pewnego stopnia zastosowanie systemu pracy hybrydowej.

Dane pokazują, że wielu pracodawców planuje obecnie wprowadzić system pracy hybrydowej/mieszanej na stałe, szczególnie tam, gdzie istnieją dowody na to, że ich pracownicy są tak samo wydajni, a nawet bardziej wydajni, kiedy mogą pracować bardziej elastycznie. 71% pracodawców stwierdziło w ankiecie, że praca z domu zwiększyła lub nie wpłynęła na produktywność.

Wybraliśmy dziesięć rzeczy, o których warto pomyśleć, aby zagwarantować płynne przejście na system pracy hybrydowej, o ile jest to coś, co rozważasz w swojej firmie.

1. Rozważ wady i zalety swojego biznesu

Każda firma jest oczywiście wyjątkowa i ma inne potrzeby, więc należy dokładnie rozważyć zalety i wady hybrydowej polityki pracy, aby ocenić, czy może ona funkcjonować długoterminowo. Pomyśl o aspektach pracy z domu, które dobrze się sprawdziły w ciągu ostatnich 18+ miesięcy oraz o tym, w jaki sposób pokonywano wszelkie wyzwania. Sukces systemu hybrydowego może zależeć od wyciągniętych wniosków.

Możliwe jest, że praca hybrydowa nie będzie odpowiednia w przypadku każdej funkcji w firmie. W związku z tym powinno się jasno określić, które role są odpowiednie dla tego sposobu pracy.

2. Zapytaj swój personel

Ważne jest, aby upewnić się, że wiesz, jakie są poglądy twoich pracowników na temat pracy hybrydowej. Przedyskutuj więc z nimi wszystkie opcje. W zależności od wielkości firmy możesz to zrobić poprzez spotkania dla personelu lub przeprowadzenie ankiety, aby uzyskać opinie poszczególnych pracowników.

Zapytaj ich o doświadczenia związane z pracą zdalną oraz o to, jak chcieliby pracować w przyszłości. Wsłuchaj się w opinie swojego personelu, ponieważ sytuacja życiowa niektórych z jego członków może utrudniać pracę z domu.

3. Zielone światło od pracowników wyższego szczebla

Wymagana będzie również zgoda kierownictwa wyższego szczebla. Wszelkie zmiany w polityce pracy muszą być skonsultowane odgórnie. W stosownych przypadkach konieczne może być też skonsultowanie się ze związkami zawodowymi.

4. Jaka będzie wyglądała nowa polityka?

Kiedy już ocenisz potrzeby biznesowe i preferencje swoich pracowników, konieczne będzie określenie parametrów nowej hybrydowej polityki pracy.

• Czy nowe ustalenia będą takie same dla wszystkich?
• Czy polityka obejmie wszystkich pracowników/wszystkie role?
• Czy będą ograniczenia dotyczące liczby dni, gdy pracownicy będą pracować z domu oraz liczby dni, kiedy praca będzie odbywać się w biurze?
• Jak powinna wyglądać idealna równowaga między pracą w domu i pracą w biurze?
• Czy od pracowników oczekuje się przestrzegania sztywnych godzin pracy?
• Czy pracownicy będą musieli przychodzić do biura na spotkania?
• Czy istnieć będą jakieś ograniczenia, np. ograniczenia dotyczące pracy w miejscach publicznych lub za granicą?

5. Opowiedz wszystkim o swoim planie

Jasna i ciągła komunikacja jest niezbędna i musi odbywać się odgórnie. Może mieć formę spotkania twarzą w twarz (lub online), aby wszyscy mieli szansę zgłosić swoje wątpliwości. Wszelkie wątpliwości należy następnie udokumentować na piśmie przed bardziej formalną aktualizacją umów.

Jasno określ swój plan, oczekiwania, wszelkie ramy czasowe i aspekty dotyczące umów. Pamiętaj, aby poruszyć takie kwestie jak szkolenie, wsparcie i dobre samopoczucie oraz jasno sprecyzować, w jaki sposób pracownicy będą mogli ubiegać się o pracę w formie hybrydowej.

6. Słuchaj

W parze z komunikacją idzie słuchanie. Planowanie pracy hybrydowej i jej wykonywanie w praktyce będzie wymagało proaktywnego podejścia do słuchania. Musisz upewnić się, że stwarzasz okazje do otwartej dyskusji na temat tego, jak czują się poszczególni pracownicy, jakie mają obawy lub z jakimi wyzwaniami się borykają.

7. Szkolenie

Skuteczne zarządzanie ludźmi staje się trudniejsze, gdy część pracowników znajduje się w domu, a część w biurze. Zwróć szczególną uwagę na umiejętność pracy zespołowej, umiejętności komunikacyjne, zarządzanie wydajnością – menedżerowie mogą być zmuszeni skupić się bardziej na wynikach pracy, a nie liczbie przepracowanych godzin oraz na tym jak zrestrukturyzować miejsca pracy, aby lepiej pasowały do kontekstu hybrydowego.

8. Narzędzia

Konieczne będzie upewnianie się, że wszyscy pracownicy posiadają narzędzia, których potrzebują, aby bezproblemowo wykonywać swoją pracę między domem a biurem. W ramach przygotowań do pracy hybrydowej powinno się przejrzeć systemy i dostępne wyposażenie (sprzęt komputerowy, krzesła biurowe, biurka, telefony), aby ocenić, czy będą one odpowiednio wspierać hybrydowy system pracy. Niezbędne jest też upewnienie się, że pracownicy czują się pewnie w kwestii swoich możliwości cyfrowych, co pozwoli zidentyfikować wszelkie wymagania szkoleniowe.

9. Wsparcie

Zaangażowanie personelu, podczas gdy wielu z nich pracuje zdalnie, wymaga starannego przemyślenia i planowania. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę trochę czasu na kontakty towarzyskie i międzyludzkie, aby mieć gwarancję, że zespół nadal dobrze ze sobą współpracuje. Zespół powinien wypracować efektywne metody komunikacji, odpowiednie technologie i narzędzia oraz częstotliwość wspólnych spotkań.

10. Zmiany w umowach

Praca hybrydowa niesie za sobą zmiany w umowach. Należy je rozważyć, ponieważ przejście na system pracy hybrydowej będzie oznaczać zmianę warunków pracy pracowników. Musisz zdecydować, czy wybierzesz otwartą klauzulę, która pozwoli pracownikom decydować o wyborze miejsca pracy w dowolnym dniu, czy też będą oni stawić się w biurze w określone dni. Lokalizacja wykonywania pracy musi być sprecyzowana w umowach.