Apostille- Czym jest, w jakim celu się ją stosuje oraz o czym należy pamiętać

Klauzula apostille

Apostille to poświadczenie, że dany dokument pochodzi z właściwego urzędu- klauzula apostille potwierdza autentyczność podpisu i pieczęci urzędnika zagranicznego. Dzięki apostille posługujemy się zagranicznym dokumentem urzędowym w Polsce. Apostille stanowi zatem oficjalne poświadczenie prawdziwości dokumentów, podpisów, stempli bądź pieczęci; jest dodatkową pieczęcią mającą służyć potwierdzeniu, iż dokument sporządzony na terenie np. Wielkiej Brytanii jest autentyczny i został zatwierdzony notarialnie.

Trochę historii dla zainteresowanych

Wraz z zawarciem w 1961 roku konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych zniesiono kłopotliwą procedurę legalizacji dokumentów urzędowych wykorzystywanych w kilku krajach jednocześnie (np. w Wielkiej Brytanii i w Polsce). Rozwiązaniem, które ułatwia proces autoryzacji dokumentacji, jest klauzula apostille, którą stosuje się, gdy dany dokument wydany w jednym kraju ma zostać przedstawiony także w innym, co umożliwia jego wykorzystanie zarówno w Polsce, jak i za granicą. Apostille ma zastosowanie w krajach, które zostały objęte wspomnianą konwencją haską. Ich wykaz znajduje się na stronie internetowej HCCH.

Wykaz dokumentów, co do których stosuje się apostille

Apostille wydaje się w odniesieniu do dokumentów osobistych oraz innych typów dokumentów, takich jak: pełnomocnictwo, upoważnienie, oświadczenie (np. o zatrudnieniu), orzeczenie sądu, dokumentacja medyczna (wraz ze zwolnieniem lekarskim), pisma, świadectwa, dyplomy, kwalifikacje, testamenty, a także wszelkie materiały związane z funkcjonowaniem spółek i inne dokumenty mające znaczenie ponadkrajowe i międzynarodowe: paszport, prawo jazdy, ubezpieczenie, tłumaczenia przysięgłe.

Klauzula apostille znajdująca się na odwrocie wymienionych typów dokumentów potwierdza autentyczność podpisu notariusza, jego funkcję (a zatem upoważnienie do wystawienia danego dokumentu) oraz tożsamość pieczęci, którą został opatrzony dokument.

Proces nadawania apostille

Kto może opatrzyć dokument w klauzulę apostille?

W Wielkiej Brytanii apostille może zostać wydane wyłącznie przez Foreign, Development and Commonwealth Office (FCDO) w Milton Keynes. 

FCDO nie umożliwia dostarczenia dokumentów osobiście – jedyną formą uzyskania apostille jest złożenie odpowiedniego zamówienia, opłacenie go, a następnie przesłanie rzeczonej dokumentacji pocztą wraz z wnioskiem. Ministerstwo w Milton Keynes jest odpowiedzialne za poświadczanie wyłącznie tych dokumentów urzędowych, które wystawiono w Wielkiej Brytanii, Szkocji i Irlandii Północnej. W przypadku dokumentacji wystawionej poza terytorium brytyjskim należy złożyć wniosek do ministerstwa legalizującego dokumenty w danym kraju.

Dokumenty wysyłane do poświadczenia klauzulą apostille muszą spełniać określone warunki, m.in. zostać opatrzone pieczęcią urzędu bądź własnoręcznym podpisem urzędnika/notariusza.

Czas oczekiwania oraz koszty związane z poświadczeniem dokumentu

Czas oczekiwania na uzyskanie dokumentów opatrzonych klauzulą apostille trwa ok. 15- 20 dni roboczych (w zależności od informacji podanej na stronie Ministerstwa). Można jednak przyspieszyć tę procedurę i otrzymać poświadczoną dokumentację nawet w ciągu tygodnia. Koszty są zależne od wybranego wariantu i wahają się od 45 do 75 GBP plus koszty wysyłki w przypadku usługi standardowej aż do 150 GBP w przypadku usługi przyspieszonej/ekspresowej. Płatności można dokonać w formie tradycyjnej (np. za pośrednictwem banku).

Jak uzyskać apostille za naszym pośrednictwem

Każdy dokument przekazany do opatrzenia klauzulą musi zostać sporządzony w odpowiedniej formie oraz uprzednio poświadczony notarialnie przez upoważnionego notariusza. W razie chęci skorzystania z usługi poświadczenia dokumentacji zapraszam do kontaktu– zajmujemy się legalizacją dokumentów i czynimy procedurę starania się o apostille szybszą i mniej skomplikowaną. Przed złożeniem zamówienia zapoznamy Państwa z informacjami o wysyłce dokumentów i potwierdzimy koszty. Nasza kancelaria zajmuje się także tłumaczeniem uwierzytelnionym dokumentów na język polski – by poznać szczegóły, zapraszam do kontaktu.

Powyższy artykuł zawiera jedynie informacje ogólne, przez co nie stanowi profesjonalnej porady prawnej. Prosimy o wzięcie pod uwagę możliwości zmiany prawa od momentu publikacji powyższego artykułu.