5 wskazówek dla małych firm, które mają problem z opóźnieniami w płatnościach

W dzisiejszym artykule podaje 5 wskazówek dla małych firm, które mają problem z opóźnieniami w płatnościach.

Holland & Barrett, gigant branży zdrowej żywności, konsekwentnie płaci dostawcom za późno. Dzieje się tak po tym, jak konsultant techniczny złożył skargę do organu nadzorczego po nieotrzymaniu płatności w wysokości £15 000 za usługi SEO.

W danych sprawozdawczych dotyczących praktyk płatniczych komisarz Holland & Barrett stwierdził, że płatność dostawcy zajęła firmie średnio 68 dni. W 60% przypadków faktury nie zostały zapłacone na uzgodnionych warunkach.

Ich zachowanie nie jest niczym niezwykłym!

Zachowanie Holland i Barrett nie jest sprzeczne z praktyką biznesową w całym kraju. Według Federacji Małych Przedsiębiorstw (FSB) około cztery na pięć firm boryka się z tym problemem. 

W swoim wiosennym oświadczeniu dla parlamentu kanclerz Phillip Hammond ogłosił plany „walki z plagą opóźnień w płatnościach” dużych korporacji na rzecz ich mniejszych dostawców.

Obiecując „lepszą przyszłość” ”dla 5,6 miliona małych firm w Wielkiej Brytanii. Nakreślił wymóg, aby duże firmy sprawdzały swoje praktyki płatnicze i raportowały, w jaki sposób płacą dostawcom.

Firmy muszą zmniejszyć ryzyko – teraz

Z powodu opóźnień w płatnościach, przez które zamyka się ponad 50 000 małych firm każdego roku. Kosztem około 2,5 miliarda funtów dla brytyjskiej gospodarki. Oświadczenie Hammonda nie mogło nadejść w lepszym momencie.

Choć nowe przepisy są mile widziane, nie ogłoszono jeszcze ram czasowych na ich konsultacje i wdrożenie. Do czasu ich egzekwowania małe firmy mogą podjąć kroki, aby zmniejszyć ryzyko opóźnień w płatnościach. Oto jak tego dokonać:

1. Uczyń fakturę cyfrową!

Prawie wszystko jest dzisiaj cyfrowe. Dlatego nie ma powodu, dla którego fakturowanie biznesowe powinno być wyjątkiem. Wysłanie faktury e-mailem umożliwi szybsze przetwarzanie niż w przypadku wysłania ich pocztą.

2. Rozważ podstawowe oprogramowanie do fakturowania.

Aplikacja do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, na przykład Microsoft Excel, może wystarczyć, jeśli firma znajduje się w początkowej fazie lub nie wystawia faktur zbyt wiele. Dedykowane oprogramowanie do fakturowania może okazać się konieczne w miarę rozwoju.

Wielu dostawców oprogramowania oferuje bezpłatne rozwiązanie. Warto jednak zauważyć, że może nie zawierać zaawansowanych opcji, takich jak szablony przeciągania i upuszczania dla różnych scenariuszy lub automatycznego obliczania podatku VAT i innych podatków.

3. Uprość swoje oprogramowanie

Biorąc pod uwagę, jak skomplikowane może być prowadzenie firmy, warto znaleźć dostawców oprogramowania, które przedstawi wiele funkcji. 

Na przykład funkcji z możliwością dopasowania płatności przychodzących do wysłanych faktur, wysyłania przypomnień, dołączania dokumentów, takich jak umowy, oraz tworzenia wielu i / lub cyklicznych faktur w jednym rozwiązaniu. Będzie to o wiele łatwiejsze niż zarządzanie kilkoma systemami.

4. Ochroń płatność!

Podanie niezbędnych informacji o firmie i danych finansowych zapewni przejrzystość obu stronom. Dopilnowanie, by nie doszło do nieporozumień, zmniejszy prawdopodobieństwo wystąpienia jakichkolwiek zapytań po wysłaniu faktury.

Faktura powinna zawierać podstawowe informacje. Na temat: świadczonych usług, kwoty należnej (w tym podatek) oraz innych informacji, takich jak adresy rozliczeniowe.

Jedną z rzeczy, które należy zawsze uwzględniać jest forma płatności. Pamiętaj: przepływ gotówki jest ważny. Ustaw ścisłe warunki płatności i upewnij się, że je egzekwujesz.

5. Czy Twoja faktura jest tak profesjonalna, jak to tylko możliwe?

Twoje faktury i paragony powinny być uporządkowane i łatwe do odczytania.

Należy poświęcić czas na sprawdzenie, czy dokumenty te można łatwo odczytać na szerokiej gamie urządzeń mobilnych, aby proces płatności był jak najbardziej bezproblemowy.

Nie należy również zakładać, jaką metodę płatności wybierze klient. Chociaż wielu może zdecydować się na przelew bankowy, niektórzy wolą kartę kredytową lub debetową. Staraj się oferować alternatywne metody płatności wszędzie tam, gdzie jest to praktyczne.

W tej chwili duże firmy – takie jak wspomniany Holland & Barrett – konsekwentnie płacą za późno, szkodząc małym firmom, a tym samym całej gospodarce.

Do momentu kiedy środki nie zostaną wdrożone przez rząd, właściciele firm mogą poprawić swoją sytuację dzięki zastosowaniu przejrzystej i dokładnej dokumentacji, dostarczanej szybko i bezproblemowo.

W końcu, jako społeczności małych firm, w interesie wszystkich leży rozwiązanie tej sytuacji!

Powyższy artykuł zawiera jedynie informacje ogólne, przez co nie stanowi profesjonalnej porady prawnej. Prosimy o wzięcie pod uwagę możliwości zmiany prawa od momentu publikacji powyższego artykułu.