Opłakane skutki zaniedbanej księgowości

Opłakane skutki zaniedbanej księgowości. Brytyjski niższy trybunał (FTT – First-trier Tribunal) musiał zdecydować o tym, czy urząd podatkowy miał prawo narzucić własne szacunkowe dane dotyczące kosztów podlegających odliczeniu od podatku w miejsce szacunków księgowych dostarczonych przez podatnika. O orzeczeniu trybunału zdecydowała ostatecznie jakość prowadzonej księgowości. A jak ono brzmiało?

Przypadek

Denise Perry (pani P.) prowadziła własną działalność gospodarczą jako rozliczeniowiec. Co roku skrupulatnie rozliczała dochód i wydatki wypełniając deklarację podatkową w systemie Self Assessment. Urząd podatkowy podejrzliwie spoglądał jednak na sumy wydatków zgłaszane przez panią P. i w kwietniu 2013 r. rozpoczął postępowanie w celu zbadania zeznania podatkowego za rok 2011/12. Pani P. została wezwana do przedstawienia dokumentów na poparcie swojej deklaracji. W odpowiedzi pani P. zadzwoniła do urzędu i wyjaśniła, że nie jest już w posiadaniu wymaganej dokumentacji, ponieważ przerwała działalność w roku 2012.

Żądanie udzielenia informacji (Opłakane skutki zaniedbanej księgowości)

Nie było to z jej strony rozsądne posunięcie. Powinna była wiedzieć, że zgodnie z prawem każdy podatnik ma obowiązek przechowywać dokumentację podatkową nie tylko za bieżący rok podatkowy, ale także za cztery ubiegłe lata. Jednak nawet w wypadku nieposiadania dokumentów rozsądniej byłoby zadzwonić do urzędu i powiedzieć, że przedstawienie żądanych przez niego informacji może trochę potrwać. Pozwoliłoby to pani P. zyskać na czasie i mogłaby zrekonstruować lub nawet samodzielnie stworzyć nową dokumentację na podstawie dostępnych danych. Ponieważ tego nie zrobiła, stało się nieuniknione – urząd podatkowy wzmożył kontrolę.

Kolejny krok urzędników

W przypadkach takich jak ten pewnym jest, że urząd wyda oficjalne wezwanie (załącznik 36 do Finance Act [Ustawa o finansach] z 2008 r.) do przedstawienia “informacji” lub “dokumentacji” pozwalających zweryfikować deklarację podatkową. Ponieważ pani P. takowych nie posiadała, urząd wezwał ją do przedstawienia rachunków, wyciągów z konta itp. Ona zaś powinna była odczytać to jako ostrzeżenie, że urzędnicy jej nie odpuszczą i poprosić o trochę czasu, co pozwoliłoby jej sporządzić odpowiednie dokumenty od zera. Zamiast tego pani P. przesłała do urzędu zestawienie finansowe sklecone naprędce tak, by przedstawione w nim sumy odpowiadały zeznaniu podatkowemu. Wszystkie przedstawione przez panią P. kwoty były okrągłe, urząd przyjął zatem, że są one szacunkowe.

Wskazówka 1

 Jeśli urząd wzywa nas do przedstawienia dokumentów, to zazwyczaj mamy prawo w ich miejsce dostarczyć kopie, duplikaty lub wersje elektroniczne. Może się zdarzyć, że zostaniemy poproszeni również o oryginały, ale tylko wówczas, gdy urząd podejrzewa fałszerstwo.

Wskazówka 2

Pomimo tego, co twierdzą niektórzy inspektorzy podatkowi, do rozliczeń wolno nam, podatnikom stosować kwoty szacunkowe. Starajmy się jednak, by miały oparcie w rzeczywistości i były racjonalne. Dane szacunkowe powinny być stosowane tylko, gdy nie mamy innego sposobu na udokumentowanie niektórych wydatków. Takich jak zakupy gotówkowe, lub niezidentyfikowanych pozycji na wyciągu z konta lub karty kredytowej.

Co zasądził trybunał (Opłakane skutki zaniedbanej księgowości)

Nie jest zaskoczeniem, że w tym przypadku FTT opowiedział się zdecydowanie po stronie urzędu podatkowego. Nie tylko uznał poprawność jego szacunków (niższych od tych, które przedstawiła pani P.). Ale pozwolił je zastosować wstecz do czterech poprzednich lat podatkowych. Pani P. naprawdę nie dała trybunałowi wyboru. Fakt, że nie zaprzątała sobie głowy księgowością w czasie prowadzenia działalności, to jedno. Ale miała przecież potem niejedną okazję, by stworzyć brakujące dokumenty.

Pułapka

W postępowaniach podatkowych przewaga leży po stronie urzędu. Jeśli chcesz podważyć jego wiarygodność, musisz być w stanie udowodnić, przed urzędem bądź przed trybunałem, że to twoje dane są poprawne.

Wskazówka

Urząd twierdzi, że powinniśmy rejestrować każdą transakcję praktycznie w momencie jej dokonania. Ale w rzeczywistości na chwilę obecną nie ma na to żadnego przepisu. Tworzenie dokumentacji księgowej i podatkowej wstecz to nie rozwiązanie idealne, ale na pewno lepsze niż nieprzedstawianie jakichkolwiek dokumentów.

W powyższym przypadku niższy trybunał orzekł na korzyść urzędu, ponieważ pani P. nie mogła lub nie chciała przedstawić dokumentów na poparcie swojej deklaracji podatkowej. To do nas, podatników należy obowiązek udowodnienia, że nasze informacje są zgodne z prawdą. Kluczem do wygrania batalii z urzędem jest przedstawienie należytej dokumentacji, nawet jeśli konieczne jest jej stworzenie lub zrekonstruowanie.

Przeczytaj także:

Nowy plan wsparcia dla firm w UK